Wer im Stiftungssektor heute noch mit fragmentierten Prozessen im Gesuchsmanagement arbeitet, riskiert mehr als nur Effizienzverluste. Kaum ein Bereich eignet sich so sehr als Paradedisziplin gelungener Digitalisierung: Hier verdichten sich die Anforderungen von Antragsteller:innen, Jury und Stiftungsrat sowie Administration in einem einzigen Prozess. Eine Lösung, die diese Perspektiven konsistent integriert, schafft nicht nur Entlastung im Alltag, sondern einen strategischen Vorteil.
Vor diesem Hintergrund hat der Innovationsfonds für multimedialen Journalismus (IMJ), eine gemeinsame Förderinitiative von Fondation Aventinus, Fondation Leenaards, Ernst Göhner Stiftung, Windler-Stiftung und Gebert Rüf Stiftung, das Gesuchsmanagement-Tool von Spheriq im Rahmen der Projektausschreibungen pilotiert und getestet – mit durchwegs positiven Erfahrungen.
Ein Tool – viele Perspektiven, ein konsistentes Erlebnis
Ein zentrales Learning aus dem Pilot: Der Mehrwert eines solchen Tools zeigt sich erst im Zusammenspiel der unterschiedlichen Nutzergruppen. Antragsteller:innen erwarten einen intuitiven Zugang; Jury und Entscheidgremien benötigen Übersicht, Klarheit und funktionale Tiefe für fundierte Entscheidungen. Die Administration wiederum ist auf flexible Steuerungsmöglichkeiten entlang des gesamten Förderprozesses angewiesen. Entscheidend ist, dass all dies in einer durchgängigen Nutzererfahrung zusammengeführt wird.
Aus Sicht der Antragsteller:innen: intuitiv und transparent
Für Eingeber:innen ist die Erwartung klar: Die Plattform muss leicht auffindbar sein, der Eingabeprozess intuitiv – und auch im «Look & Feel» überzeugen. Genau hier kann Spheriq punkten. Das Login ist rasch erstellt, Gesuche lassen sich sowohl von Einzelpersonen als auch Organisationen unkompliziert einreichen, und der Status des Antrags bleibt jederzeit transparent nachvollziehbar. Das bisherige Feedback[JG1] [MV2] ist durchwegs positiv.
Aus Sicht von Jury und Stiftungsrat: übersichtlich, vergleichbar und funktional
Für Jury- und Stiftungsratsmitglieder zählen vor allem eine klare Struktur, einfache Navigation und eine verlässliche Grundlage für Vergleiche. Die Bewertung erfolgt strukturiert über frei definierbare Kriterien – im IMJ-Fall in vier Bewertungskategorien – und kann durch eine Kombination aus Punktevergabe, Textkommentaren und standardisierten Empfehlungen differenziert ausgestaltet werden.
Besonders wichtig im konkreten Einsatz: die Möglichkeit, die Evaluationslogik präzise zu steuern. So lässt sich definieren, dass Jury-Mitglieder ausschliesslich ihre zugewiesenen Gesuche einsehen und ihre Beurteilungen unabhängig voneinander abgeben können – ein entscheidender Faktor für unbeeinflusste Einschätzungen. Gleichzeitig bleibt die Übersicht auch bei einer Vielzahl von Projekten jederzeit gewahrt.
Aus Administrationssicht: Flexibilität als Schlüssel
Besonders überzeugt hat die hohe Anpassungsfähigkeit des Tools. Die Eingabemasken sind klar strukturiert und übersichtlich aufgebaut, Anzahl und Art der Bewertungskriterien lassen sich individuell definieren und jederzeit justieren.
Die Zuweisung der Projekte an Expert:innen erfolgt per Nachricht von der Plattform aus und mit direktem Zugangslink. Gerade in der Testphase zeigte sich zudem der grosse Vorteil eines reaktiven Supports: Als ein Jurymitglied seine bereits abgeschlossene Bewertung nachträglich anpassen wollte, stand innert kürzester Zeit eine pragmatische Lösung bereit.
Ein weiterer Pluspunkt ist die zentrale Steuerung der Kommunikation: Statusmeldungen an Antragsteller:innen, Zu- oder Absagen sowie Juryinformationen können als Vorlagen vorformuliert und mit einem Klick ausgelöst werden. Gleichzeitig wird die gesamte Korrespondenz organisch dokumentiert – ein wesentlicher Beitrag zu Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Monitoring & Reporting: alles an einem Ort
Auch nach der Förderentscheidung bleibt das Tool integraler Bestandteil des Prozesses: Monitoring und Reporting der bewilligten Projekte erfolgen direkt über die Plattform. Das Projektcontrolling behält jederzeit den Überblick über den Projektstand und wird automatisch benachrichtigt, wenn Berichte fällig sind. Das reduziert den administrativen Aufwand erheblich und erhöht die Prozesssicherheit.
Individuelle Steuerung statt starrer Automatismen
Ein weiterer Vorteil liegt in der flexiblen Handhabung von Automatismen. So können automatische Statusmails bei Bedarf angepasst oder deaktiviert werden. Diese Individualisierbarkeit ermöglicht es, die Kommunikation gezielt auf die jeweilige Stiftung und ihren Stil abzustimmen.
Preis-Leistungs-Verhältnis
Auch wirtschaftlich ist die Lösung attraktiv: Der Preis für die Einstiegsvariante liegt bei CHF 1650 pro Jahr, für SwissFoundations-Mitglieder ist diese bis Ende 2026 sogar kostenlos. Den von uns getesteten vollen Funktionsumfang gibt es auf Stufe «Partner Plus» für CHF 2650 pro Jahr – bei gleichzeitig kontinuierlicher Weiterentwicklung. Anpassungen erfolgen praxisnah: So wurde kürzlich auf unseren Wunsch ergänzt, dass Administrator:innen Bewertungen selbst löschen können, um eine erneute Beurteilung zu ermöglichen. Verglichen mit anderen Lösungen auf dem Markt, ist das Angebot ziemlich unschlagbar.
Ein Blick nach vorn: Potential mit Künstlicher Intelligenz
Ein spannender Aspekt, den wir im Pilot noch nicht vertieft genutzt haben, ist die integrierte Künstliche Intelligenz (KI). Hier liegt erhebliches Potential für zusätzliche Effizienzgewinne – etwa bei der Vorprüfung von Gesuchen, der Strukturierung von Inhalten oder der Unterstützung im Reporting. Spheriq stellt zudem einen AI-Concierge zur Verfügung, der Förderorganisationen bei der Erstprüfung von Gesuchen zielgerichtet unterstützt. Der Concierge bildet die Förderlogik zuverlässig ab und liefert konsistente Empfehlungen. Technologie unterstützt diesen Prozess massgeblich, die Verantwortung bleibt aber beim Menschen: Der Concierge schafft Orientierung, übernimmt allerdings keine automatischen Entscheide.
Fazit
Das Gesuchsmanagement-Tool von Spheriq hat sich im IMJ-Pilot als praxistaugliche, flexible und nutzerfreundliche Lösung erwiesen. Besonders überzeugt haben die Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Rollen, die zentrale Steuerung der Kommunikation sowie die durchgängige Abbildung des gesamten Förderprozesses.
Für Stiftungen, die ihre Förderpraxis zukunftsfähig aufstellen wollen, lohnt sich ein genauer Blick.